매너 시리즈 - 문서 작성 예절
사무직이라면 한글문서와 엑셀 시트를 주고받는 일이 많습니다.
아래 내용은 문서 작성 시 도움이 되는 기본 예절입니다.
단, 모든 회사에 동일하게 적용되는 것은 아니므로 회사의 내부 규정이 우선이며,
아래 내용은 참고용으로만 보시기 바랍니다.
1. 문서, 시트 맨 첫 장에 저장하기
작성 완료된 문서나 시트는 맨 첫 장에 중요한 내용을 배치하면
결재자가 처음부터 바로 확인할 수 있습니다.
수정 요청이 들어오면 수정한 페이지에 저장하고,
수정 내용부터 확인하도록 안내하면 좋습니다.
단, 원본이 필요한 경우가 있으니 원본을 복사해 보관한 후,
사본에서 수정 작업을 하는 습관이 필요합니다.
2. 문자는 왼쪽, 숫자는 오른쪽
표 작성 시 문자는 왼쪽 맞춤, 숫자는 오른쪽 맞춤이 기본입니다.
문자와 숫자의 길이가 같다면 가운데 맞춤도 가능합니다.
간단한 보고 파일 → 가운데 맞춤
회계 서류 → 숫자는 반드시 오른쪽 맞춤
또한 숫자에는 단위와 천 단위 구분 기호(,)를 표시하여
혼동을 줄이는 것이 좋습니다.
예 : 1,200원 / 23cm
3. 들여쓰기와 글머리기호
문단의 시작은 들여쓰기로 구분하면 읽기 편합니다.
목록 작성 시 글머리기호를 활용하되, 상하 관계를 유지하며 작성합니다.
예 : 1. → 1) → (1) → [1]
글머리기호가 적다면 특수문자를 활용해도 좋습니다.
4. 글 양식 통일하기
기존 양식에 눈금선, 머리·바닥글이 없다면 굳이 추가하지 않아도 됩니다.
페이지가 여러 장일 경우, 페이지 번호를 기입하여
순서를 알기 쉽게 합니다. (예 : 4-10 또는 -4-)
엑셀은 ‘틀 고정’ 기능을 사용하면 많은 데이터를 쉽게 검토할 수 있습니다.
인쇄 전에는 반드시 미리보기로 확인 후 인쇄 범위를 조정합니다.
폰트는 기본 폰트를 사용하고, 지정 폰트가 있다면 함께 전달합니다.
기호, 온점, 쉼표 등 문장 부호는 통일하여 가독성을 높입니다.
외부 보고 시 불필요한 서식·수식은 제거하고,
복사 붙여넣기 시 값만 붙여넣기를 활용합니다.
자료 출처는 명확히 표기하고, 개인정보는 삭제합니다.
문서 중요도에 따라 암호화, 워터마크, 다양한 파일 형식(PDF, 구버전 등)으로
저장하는 것도 좋은 습관입니다.
업무에서 주고받는 문서의 완성도는 곧 신뢰와 직결됩니다.
작은 작성 습관 하나가 결재자의 업무 효율을 높이고,
나의 전문성을 보여줄 수 있습니다.
일하는 모든 분들을 위하여 화이팅!
